Kesekretarisan

Sekretaris adalah dari segi asal katanya, istilah sekretaris asalnya dari kata “secretum” yaitu bahasa latin yang artinya rahasia. Kata “secretum” lalu kemudian berubah menjadi kata “secretarius” yaitu dalam bahasa Perancis, lalu “secretary” dalam bahasa Inggris, lalu akhirnya menjadi kata “secretaries” yaitu dalam bahasa Belanda, dan masuk ke Indonesia yang dikenal dengan istilah “sekretaris” yang berasal dari kata “secretaries” bahasa Belanda. Sekretaris adalah orang, pegawai ataupun karyawan yang di berikan tugas dan juga pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia suatu negara atau perusahaan.

Atau dapat di katakan definisi sekretaris yaitu seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan ataupun suatu perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.

Tugas Sekretaris jika dilihat berdasarkan ruang lingkupnya, tugas sekretaris dikelompokkan menjadi delapan diantaranya yaitu:

Tugas rutin yaitu berbagai macam tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugasnya meliputi seperti:

Membuka surat-surat.
Menerima dikte pimpinan.
Menerima tamu.
Menerima telepon.
Menyimpan arsip atau surat.
Menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan.
Dan lain-lain.
Tugas khusus yaitu suatu tugas yang diperintahkan secara langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan sebab adanya unsur kepercayaan bahwa tugas dari sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Bisanya tugas ini meliputi seperti:

Mengonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi ataupun instansi dari luar.
Menyusun surat-surat rahasia (confidential).
Menyusun acara pertemuan bisnis.
Pembelian kado ataupun cindera mata.
Dan masih banyak lagi.

Apakah itu sekretaris?
Tugas istimewa yaitu suatu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, seperti meliputi:

Membetulkan letak atau posisi dari alat tulis, dan perlengkapan yang diperlukan pimpinan.
Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan berbagai informasi kepada relasi.
Mengingatkan pimpinan membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan atau dari suatu instansi.
Mewakili seseorang saat menerima sumbangan untuk dana ataupun keperluan kegiatan yang lainnya.
Memeriksa hasil pengumpulan dana ataupun uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana untuk kesejahteraan.
Menghadiri berbagai rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan saat rapat selama mengadakan pertemuan bisnis.
Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana saja yang perlu diperbaiki dan penambahan peralatan serta sarana kantor.
Dan lain-lain.
Tugas Sosial diantaranya meliputi:

Mengurusi rumah tangga kantor atau perusahaan.
Mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya.
Dan yang lainnnya.
Tugas Keuangan yaitu biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan dengan petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas keuangan ini diantaranya:

Mengurusi urusan keuangan pimpinan di Bank, seperti misalnya: penyimpanan uang di Bank, pengambilan uang dari Bank, penarikan cek dll.
Membayar rekening-rekening, pajak dan sumbangan dana atas nama pimpinan perusahaan.
Menyimpan berbagai macam catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan juga penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
Dan sebagainya.
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, diantaranya yaitu:

Menerima dan juga menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
Menerima tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
Mencatat berbagai janji untuk pimpinan.
Menyusun acara kerja pimpinan sehari-hari.
Dan lain-lain.
Tugas insidental yaitu tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris, diantaranya meliputi:

Menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan pidato/pernyataan pimpinan.
Membuat ikhtisar dari berbagai berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, brosur, majalah dan berbagai macam media lain.

Kearsipan

Arsip adalah setiap catatan yang ditulis, tercetak atau ketikan huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, film, media komputer, dll yang disimpan menurut aturan.


Sedangkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

Peranan Kearsipan :
⇨Alat utama ingatan organisasi
⇨Bahan/alat bukti
⇨Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
⇨Barometer setiap kegiatan suatu organisasi
⇨Bahan informasi kegiatan ilmiah
⇨Sebagai alat penyimpanan warkat
⇨Sebagai bahan dokumentasi
⇨dll

Jenis- jenis arsip :
1. Fisik
♚ Bentuk lembaran : surat, faktur, kuitansi, foto, dll.
♚ Bentuk tidak lembaran : disket, flashdisk, rekaman, video, kaset, dll.

2. Masalah
♚ Financial Record : cek, kuitansi, nota
♚ Inventory Record : jumlah barang, merk, ukuran, harga
♚ Personal Record : CV, surat keputusan
♚ Production Record : jenis bahan baku, jenis barang, kualitas barang
♚ Sales Record : nama agen, distributor

3. Pemilik
■ Lembaga Pemerintah Dinas
■ Instansi Pemerintah Swasta

4. Sifat
▶ Biasa : surat lamaran pekerjaan
▶ Penting : surat kontrak
▶ Sangat penting : naskah proklamasi
▶ Rahasia : yang berhubungan dengan keuangan
▶ Tidak penting : undangan

5. Fungsi
∞ Statis : CV Karyawan
∞ Dinamis : Laporan Keuangan

Sistem Kearsipan :

⇨Kearsipan Sistem abjad
Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi / kantor.
⇨ Kearsipan sistem subjek
Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan
pokok soal/masalah
⇨Kearsipan Sistem wilayah
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah / daerah,
seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan dsb.
⇨ Kearsipan Sistem Nomor
Sistem nomor / angka disebut juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang dijadikan
kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.
⇨ Kearsipan Sistem Tanggal
Dalm sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan
tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.
Contoh : – Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990. atau
sebaliknya. 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26

Proposal Lunching Produk

PROPOSAL KEGIATAN

LAUNCHING PRODUK

A.    LATAR BELAKANG

Perkembangan teknologi yang semakin maju mendorong manusia untuk menciptakan produk baru. Ketatnya persaingan didunia teknologi membuat perusahaan satu dengan lainnya saling berlomba untuk menciptakan produk baru. Pada zaman modern seperti sekarang ini banyak orang membutuhkan teknologi sesuai kebutuhannya. Untuk memenuhi permintaan konsumen yang semakin bervariasi maka perusahaan kami mengeluarkan produk baru, produk-prouduk baru tersebut akan kami tunjukkan pada kegiatan launching produk baru yang bertemakan “Complete Your Life With Xkyu”

B.     TUJUAN

Tujuan diadakannya kegiatan launching ini yaitu :

a.       Untuk memperkenalkan produk terbaru dari Xkyu yaitu Xkyu Galaxy Fan.

b.      Mengukur animo masyarakat terhadap penggunaan produk Xkyu.

c.       Meningkatkan penjualan produk Xkyu.

C.     KEGIATAN

1.      Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Hari, tanggal         : Minggu, 23 November 2015

Jam                        : 10.00 WIB - selesai

Tempat                  : Auditorium lantai 2 Hartono Mall Solo Baru

2.      Sasaran

Konsumen Xkyu dan masyarakat umum terutama kaum remaja.

3.      Target

Kegiatan yang diselenggarakan diharapkan mampu menyerap 1.000 pengunjung yang terdiri dari 700 masyarakat umum,300 konsumen Xkyu.
Menaikan penjualan produk Xkyu sebanyak 5% selama event berlangsung.

4.      Susunan Acara

Jam	Nama Kegiatan
09.00-10.00	Persiapan Panitia
10.00-10.15	Pembukaan dari MC
10.15-10.30	Kata Sambutan dari Presdir PT. Xkyu
10.30-12.00	Pameran Produk, Hiburan & Istirahat
12.00-13.30	Launching Produk
13.30-15.30	Pembagian Doorprize
15.30-16.00	Penutup

5.      Susunan Panitia

a.       Penanggung Jawab     : Bpk. Muhammad Redwan

b.   Penasehat                    : Bpk. Sugeng Arya

c.   Ketua                          : Muhammad Adam

Wakil Ketua                : Sheila Putri

d.   Bendahara                   : 1. Candra K.

                                            2. Rani Kusuma

e. Sekretaris                       : 1. Brian Putra

                                                  2. Disya Ayu Dewi

f. Seksi – Seksi :

1). Humas                    : 1. Edwin Prasetyo

  2. Muhammad Fakih

2). Konsumsi               : 1. Bagus Ibrahim

       2. Wahid Nur Huda

3). Dokumentasi          : 1. Wisnu Prasetyo

  2. Supriyanto

4). Dekorasi                 : 1. Redwan Rohmadi

  2. Kesya Putri Ramadhani

5). MC                         : 1. Ahmad Alan

              2. Nathania Sava Zera

6). Keamanan              : 1. Anton Widiastanto

  2. Weka Rajendra

7). P3K                        : 1. Sigit Wijanarko

  2. Shepia Nur Cahya

D.    ANGGARAN DANA

Pengeluaran

·         Sewa tempat                                                   Rp. 15.000.000

·         Konsumsi 50 orang x Rp 50.000                    Rp.   2.500.000

·         Dekorasi                                                          Rp.   2.500.000

·         Sound System                                                 Rp.   2.000.000

·         Biaya transportasi                                           Rp.   1.000.000

·         Dokumentasi                                                   Rp.   1.000.000

·         Hiburan                                                           Rp.   5.000.000

·         Biaya lain-lain                                                 Rp.   5.000.000

Total Pengeluaran                                           Rp.  34.000.000

            Pemasukan

·         Kas Perusahaan                                               Rp. 25.000.000

·         Sponsor                                                           Rp.   5.000.000

Total Pemasukan                                             Rp. 30.000.000

            Dana yang dibutuhkan                        Rp. 34.000.000

            Dana yang tersedia                             Rp. 30.000.000

            Estimasi kekurangan dana                  Rp.  4.000.000

E.     PENUTUP

Demikian proposal kegiatan ini kami buat agar menjadi dasar pertimbangan dalam menyetujui dan mendukung kegiatan ini.

Proposal ini masih jauh dari sempurna, maka kritik dan saran serta masukkan yang dapat membantu menyempurnakan pelaksanaan kegiatan selanjutnya sangat kami harapkan.

Atas kesalahan dan kekurangan, kami mohon maaf.

Surakarta, 1 November 2015

Ketua                                      Bendahara                               Sekretaris

(Muhammad Adam)                           (Candra K)                              (Brian Putra)

Mengetahui,

Presdir Xkyu

Johsua Hong