Kearsipan

Arsip adalah setiap catatan yang ditulis, tercetak atau ketikan huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, film, media komputer, dll yang disimpan menurut aturan.


Sedangkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

Peranan Kearsipan :
⇨Alat utama ingatan organisasi
⇨Bahan/alat bukti
⇨Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
⇨Barometer setiap kegiatan suatu organisasi
⇨Bahan informasi kegiatan ilmiah
⇨Sebagai alat penyimpanan warkat
⇨Sebagai bahan dokumentasi
⇨dll

Jenis- jenis arsip :
1. Fisik
♚ Bentuk lembaran : surat, faktur, kuitansi, foto, dll.
♚ Bentuk tidak lembaran : disket, flashdisk, rekaman, video, kaset, dll.

2. Masalah
♚ Financial Record : cek, kuitansi, nota
♚ Inventory Record : jumlah barang, merk, ukuran, harga
♚ Personal Record : CV, surat keputusan
♚ Production Record : jenis bahan baku, jenis barang, kualitas barang
♚ Sales Record : nama agen, distributor

3. Pemilik
■ Lembaga Pemerintah Dinas
■ Instansi Pemerintah Swasta

4. Sifat
▶ Biasa : surat lamaran pekerjaan
▶ Penting : surat kontrak
▶ Sangat penting : naskah proklamasi
▶ Rahasia : yang berhubungan dengan keuangan
▶ Tidak penting : undangan

5. Fungsi
∞ Statis : CV Karyawan
∞ Dinamis : Laporan Keuangan

Sistem Kearsipan :

⇨Kearsipan Sistem abjad
Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi / kantor.
⇨ Kearsipan sistem subjek
Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan
pokok soal/masalah
⇨Kearsipan Sistem wilayah
Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah / daerah,
seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan dsb.
⇨ Kearsipan Sistem Nomor
Sistem nomor / angka disebut juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang dijadikan
kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.
⇨ Kearsipan Sistem Tanggal
Dalm sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dan
tanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.
Contoh : – Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990. atau
sebaliknya. 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26